Conditions Générales de Vente

BELAMBRA Clubs s’engage à organiser, mettre en place, réaliser et mener à bonne fin les prestations mentionnées au contrat, éventuellement complétées par des conditions particulières définies entre les parties. Le client s’engage à respecter les conditions générales ci-dessous.

 

Toute réservation n’est confirmée qu’après réception du contrat signé par le client et du chèque d’acompte.
La non-réception du contrat signé par le client entraîne son annulation par nos services.
Chaque réservation confirmée donne lieu à la perception de frais de dossier d’un montant forfaitaire de 50€.
 

Toute confirmation de réservation implique un versement d’acompte par le client :
-   35% du montant total du séjour à la signature du contrat ;
-   35% du montant total du séjour 60 jours avant la date d'arrivée ;
-   Le solde à réception de la facture définitive tenant compte des prestations complémentaires qui auraient été, le cas échéant, commandées par le client postérieurement à la signature du contrat.

 

Dans le cadre d’une manifestation année N, les tarifs proposés deviennent fermes dès signature du contrat et versement d’acomptes, sauf mention expresse contraire dans le contrat.
Dans le cadre d’une manifestation au-delà de l’année N, les tarifs en vigueur à la date du devis sont modifiables et révisables à la hausse jusqu'au mois de Mai de l'année N pour le séminaire N+1, sur la base des tarifs publics applicables à l’année N+1.
En l’absence de signature du contrat ainsi que du versement d’acomptes, nos tarifs restent susceptibles d’être modifiés en fonction des conditions économiques et des dispositions réglementaires.

Toute modification d’installation sur place (restaurant, salle…) et de mise en place est soumise à facturation supplémentaire.
Dans le cas de besoins spécifiques techniques (informatique, téléphonie…), Belambra Clubs se réserve le droit de facturer les coûts liés à l’aménagement des développements demandés.
 

Toute échéance  de règlement fera l’objet d’une facturation, qui à réception de la facture devra être acquittée soit par chèque, soit par virement bancaire. En cas de non-respect des échéances de paiement, un intérêt de retard à hauteur de 3 fois le taux d’intérêt légal sera du de plein droit par le client.

 

La taxe de séjour, collectée pour le compte des municipalités, n’est pas incluse dans le montant du séjour.
Elle est payable sur place.
 

6.1 Annulation totale du fait du client
On entend par annulation totale, l’annulation de l’ensemble des prestations convenues dans le contrat.
Toute annulation doit être notifiée par écrit à BELAMBRA Clubs.
Seule la date d’annulation enregistrée permet de déterminer le montant des frais qui resteront à la charge du client. Ces derniers seront calculés comme suit :
-   Plus de 90 jours avant la date d'arrivée, il sera retenu 35% du montant du contrat
-   Entre 89 et 60 jours avant la date d'arrivée, il sera retenu 50% du montant du contrat
-   Entre 59 et 30 jours avant la date d'arrivée, il sera retenu 70% du montant du contrat
-   Moins de 29 jours avant la date d'arrivée, il sera retenu 100% du montant du contrat, de même qu’en cas de non présentation (« no-show ») le jour de l’arrivée.

6.2 Annulation partielle – Modification du fait du client
On entend par annulation partielle, l’annulation d’une partie des prestations convenues dans le contrat ou la réduction du nombre de participants.
Toute demande d’annulation partielle ou de modification de la prestation comme par exemple le nombre de participants, le nombre de logement, le lieu de séjour, l’ajout de prestations complémentaires…, devra faire l’objet d’une demande écrite auprès de BELAMBRA Clubs. Concernant les demandes de modifications à la hausse, celles-ci pourront être prises en compte par BELAMBRA Clubs dans la limite des disponibilités et des possibilités.
La date d’enregistrement de l’annulation partielle ou de la demande de modification permettra de déterminer le montant des frais qui resteront à la charge du client. Ces derniers seront calculés comme suit :   
-    Plus de 90 jours avant la date d'arrivée, aucun frais ne sera retenu dans la limite d’une variation de 10%, au-delà il sera retenu 20% du montant du séjour de la totalité des défaillants.
-    Entre 89 et 60 jours avant la date d'arrivée, aucun frais ne sera retenu dans la limite d’une variation de 10%, au-delà il sera retenu 35% du montant du séjour de la totalité des défaillants.
-    Entre 59 et 22 jours avant la date d'arrivée, aucun frais ne sera retenu dans la limite d’une variation de 10%, au-delà il sera retenu 60% du montant du séjour de la totalité des défaillants.
-    A moins de 21 jours avant la date d'arrivée, il sera retenu 100% du montant du séjour des défaillants.
 

7.1 Annulation du fait de BELAMBRA Clubs
En cas d’annulation du fait de BELAMBRA Clubs, sans proposition de solution de substitution équivalente, vous obtiendrez le remboursement immédiat de l’intégralité des sommes versées et recevrez à titre d’indemnité une somme égale à la pénalité que vous auriez supportée si l’annulation était intervenue de votre fait, à cette date.

Dans l’hypothèse d’une annulation du fait de BELAMBRA Clubs pour un événement constitutif de force majeure, tel que cela est défini à l’article 1148 du Code Civil, seul un remboursement immédiat des sommes versées interviendra à l’exclusion de toute autre indemnité.

7.2 Modification du fait de BELAMBRA Clubs
Lorsque, avant le départ, le respect d’un des éléments essentiels du voyage ou du séjour est rendu impossible par suite d’un fait imprévisible et insurmontable, d’un tiers étranger à la fourniture des prestations prévues au contrat ou à un cas de force majeure, nous vous en informerons aussitôt.
Vous disposerez alors de la faculté soit de renoncer au voyage et/ou au séjour soit d’accepter la modification que nous vous proposerons. Vous devrez alors nous faire connaître votre choix sous 72 heures (la renonciation entraînera remboursement immédiat de l’intégralité des sommes versées alors que l’acceptation ne donnera lieu qu’au remboursement du trop perçu le cas échéant).
Il est précisé que l’application de la présente hypothèse (7.2) ne donnera lieu au versement d’aucune indemnité égale à la pénalité que vous auriez supportée si l’annulation était intervenue de votre fait.

 

Dans l’hypothèse d’une modification ou annulation du fait du client du transport (aérien, train ou bateau) qui serait compris dans les prestations du contrat, les conditions ci-après s’appliqueront :
Toute modification en plus ou en moins des effectifs prévus au contrat devra faire l’objet d’un accord écrit préalable de BELAMBRA Clubs. Dans l’hypothèse où l’effectif du groupe diminuerait, BELAMBRA Clubs percevra de plein droit des frais de modification déterminés comme suit :
ANNULATION TOTALE : acompte non remboursé
-   Jusqu’à 9 jours du départ : 100 € de frais par place annulée ou modifiée.
-    A compter de 8 jours avant le départ : 100% de frais par place annulée ou modifiée.
Toute demande de modification à la hausse ne pourra être acceptée  que dans la limite des disponibilités.
 

 

Pour toutes prestations dont l’exécution au cours du séjour ne serait pas proposée par BELAMBRA Clubs, le client pourrait souhaiter prendre directement à sa charge leur exécution. Celle-ci ne pourra néanmoins intervenir qu’après autorisation préalable de BELAMBRA Clubs qui devra être obtenue 30 jours au moins avant la date d’exécution desdites prestations.

Dans l’hypothèse où BELAMBRA Clubs manifesterait son accord à la réalisation par le client des prestations complémentaires, ce dernier en sera alors l’unique organisateur et responsable de la bonne exécution ainsi que du respect de l’ensemble des dispositions légales et réglementaires applicables à la réalisation de celles-ci. Le client assumera donc toute responsabilité liée à tous dommages matériels, corporels qui seraient causés directement ou indirectement du fait de la réalisation de ces prestations complémentaires. La responsabilité de BELAMBRA Clubs ne saurait être recherchée, à cet égard, pour quelque raison que ce soit.

Dans le cadre de la réalisation des prestations complémentaires, le client fera son affaire personnelle de l’obtention de toutes autorisations nécessaires et à en justifier à première demande de BELAMBRA Clubs. Le client devra notamment, pour toutes prestations d’ordre musical ou bien audiovisuel, les déclarer auprès des organismes compétents et s’acquitter des frais correspondants. Enfin, le client devra souscrire toutes assurances utiles dans le cadre de la réalisation des prestations complémentaires, dont notamment une assurance responsabilité civile et à en justifier à première demande de BELAMBRA Clubs.